V laboratoři jsou přijímány pouze řádně vyplněné žádanky v papírové nebo elektronické podobě a řádně označené vzorky biologického materiálu, které mají na štítku čitelně napsáno jméno a rodné číslo pacienta nebo jeho datum narození. Po kontrole přijatého materiálu a žádanky a přiřazení pořadového čísla jsou identifikační znaky pacienta dle požadavkového listu zadány do laboratorního informačního manažerského systému OpenLIMS. Vzorek je pak označen čárovým kódem s nezaměnitelným číslem. Tím je zajištěna návaznost žádanky a vzorku po celou dobu jeho zpracování. Přiřazené číslo vzorku je společně s dalšími údaji kdykoliv dohledatelné v OpenLIMS.
Základní identifikační znaky požadované a povinně uváděné na žádance:
- číslo pojištěnce (rodné číslo, u cizinců číslo pojištěnce vč. data narození)
- příjmení, jméno a titul pacienta
- základní, případně další diagnóza pacienta
- kód pojišťovny pojištěnce
- pohlaví pacienta
- antikoagulační léčba
- datum a čas odběru vč. identifikace odebírajícího personálu
- datum a čas přijetí vzorku laboratoří
- identifikace objednavatele – razítko, podpis, kontakt
- urgentnost dodání (označit STATIM)
Nezbytnou identifikaci biologického materiálu před přidělením laboratorního čísla (kódu) tvoří nejméně příjmení pacienta a rok narození nebo číslo pojištěnce (rodné číslo), jinak je nutné materiál odmítnout. Nutné je označení pořadí vzorku římskou číslicí v rámci jednoho dne nebo jiný vhodný způsob podrobnější identifikace biologického materiálu.
- Pokud je nádoba s biologickým materiálem označena z uvedených povinných identifikačních znaků pouze jménem pacienta, laboratoř ji může přijmout za předpokladu, že je jednoznačně připojena k žádance s kompletní identifikací pacienta (přilepením, v uzavřeném obalu a podobně).
- Výjimku tvoří nemocní, u nichž není kompletní identifikace k dispozici (neznámé osoby nebo osoby, u nichž jsou k dispozici povinné identifikační znaky jen v částečném rozsahu). Odesílající ambulance je povinna srozumitelně o této skutečnosti informovat laboratoř a zajistit nezaměnitelnost biologického materiálu a dokumentace.
Jiný způsob označení biologického materiálu se nepřipouští, resp. je důvodem pro odmítnutí vzorku.
